Megvalósítható-e a száz százalékban papírmentes munkakörnyezet?

Megvalósítható-e a száz százalékban papírmentes munkakörnyezet?

A manapság egyre szélesebb körben elérhető mobileszközöknek hála, a legtöbb vállalkozásnak sikerült a papírmunkát a szükséges minimumra csökkentenie. Az adminisztrációs feladatok digitalizálása nem új keletű dolog, azonban a technológia egyre gyorsabb ütemű fejlődése mégis felveti a kérdést: megvalósítható lesz-e valaha a teljesen papírmentes munkakörnyezet?

Bármilyen meglepő, a dolog talán már most egyszerűbben megoldható, mint azt sokan elsőre gondolnánk, csak nem biztos, hogy mindenki számára létfontosságú.

A mobileszközök forradalma

Az elmúlt évtizedet egész nyugodtan nevezhetjük a mobileszközök korának, melyben a specifikus irodai és raktári szoftverek használata nem csak lehetővé teszi a munkafolyamatok automatizálását, de gördülékenyebbé, sőt, biztonságosabbá is varázsolja a mindennapos feladatok elvégzését. A hordozható számítógépek, tabletek és mobiltelefonok korában ráadásul arra sincs szükségünk, hogy digitális adatbázisunkat helyhez kötött, asztali számítógépekről kezeljük.

A mobilitás és eszközeink folyamatos online összeköttetése gyors, hatékony, és esetleges hibáktól mentes megoldást jelent az adminisztrációs feladatok kezelésére, ráadásul a munka során használt, papíralapú dokumentumok szükségességét is képes abszolút minimálisra csökkenteni.

Hiszen gondoljunk csak bele: a tableteknek és mobil számítógépeknek hála, ma már nyomtatott szerződésekre sem feltétlenül van szükségünk. A vonalkódos nyilvántartás pedig teljes mértékben indokolatlanná teszi a korábban használt, több oldalas leltárlisták kinyomtatását.

De megoldható-e a munkafolyamatok teljes mértékű digitalizálása, és ami ennél is jobb kérdés: szükségünk van-e erre egyáltalán? 

Lassú, de megvalósítható folyamat

Manapság a bárhonnan könnyedén elérhető internetkapcsolatnak, valamint az egyre inkább céljainkhoz igazítható mobileszközöknek hála tulajdonképpen bármi megvalósítható. A papírmentes munkahelyek megteremtése azonban azért sem működhetne egyről a kettőre, mert bár a technológia adott, a teljes átállásra való felkészülés kizárólag lassú és megfontolt folyamatként működhet.

És habár az út hosszú, érdemes minden vállalkozásnak fontolóra vennie azt, hogy megtegye a papírmentes jövő felé vezető, első lépteket.

Néhány modern mobileszköz beszerzése, vagy egy vonalkódos nyilvántartórendszer integrálása ugyanis eleinte drágának és bonyolultnak tűnhet, a jövőben azonban használatukkal nem csak rengeteg pénzt spórolhatunk meg, de cégünk produktivitását is hatékonyan növelhetjük.

A folyamatnak pedig nincsenek szigorúan megszabott lépései, minden egyes vállalkozás saját igényeihez és arculatához mérten szabadulhat meg a felesleges papírmunkától, részben, vagy akár teljes egészében is.

Nem mindenki számára releváns megoldás

Az igazság az, hogy sok cég esetében a papír a modernizáció ellenére is a munkafolyamatok teljes értékű, fontos részét jelentheti, és végleges elhagyása nem minden eseten jelent logikus megoldást. Habár digitális adatbázisokkal ma már rengeteg dolog helyettesíthető, akadhatnak olyan feladatok, melyek elvégzésének szempontjából a papír, mint munkaeszköz továbbra is nagy jelentőséggel bír.

Ez persze nem jelenti azt, hogy a papíralapú nyilvántartásokat vezető vállalatok ne vennék hasznát a modern eszközök bevetésének, és saját munkájukat ne könnyíthetnék meg olyan digitális eszközök használatával, mint a mobil számítógépek, vagy a vonalkódos nyilvántartórendszerek. Az okostechnológia alkalmazása mindenki számára képes egy olyan jövő előtt megnyitni a kaput, ami nem csupán kifizetődőbb, de jóval produktívabb és fenntarthatóbb is.

Érdeklődés és árajánlatkérés